Notulen overleg Vestia Noord Nederland

Ter kennisneming, hieronder alsnog de notulen  van het overleg dat de Huurdersvereniging Torenflat met Vestia Noord Nederland had op 9 december 2011.

Klik op "meer lezen", hieronder, voor het verdere verslag. 

Aanwezig

Dhr. P.G.A. Oliemans	Voorzitter HV
Dhr. G. van der Vegt	Penningmeester HV
Mevr. G. van Grondelle	Secretaris HV
Dhr. G. de Lange	Algemeen lid HV
Dhr. D. Stofbergen	Manager Woondiensten VNN
Mevr. M. Scheper	Teamleider Hoofddorp VNN
Dhr. A. Khan	Complexbeheerder VNN
Dhr. H.J. Baan	Medewerker Sociaal beheer en Participatie VNN

1. Opening en mededelingen

De heer Stofbergen opent de vergadering om 10.00 uur en heet alle aanwezigen welkom.

2. Evaluatie afgelopen jaar

De heer Stofbergen blikt terug op het afgelopen jaar en de diverse zaken die vanuit Vestia Noord Nederland zijn opgepakt en/of zijn doorgevoerd.

Complexbeheerder

De heer Khan is als complexbeheerder aangesteld en de huurdersvereniging geeft aan zeer tevreden te zijn over de samenwerking en de rol die de heer Khan binnen het complex inneemt.

Schoonmaak

Het schoonmaakprogramma en het niveau van uitvoering waren ook een punt welke regelmatig een onderwerp van discussie was. Vestia Noord Nederland heeft daarom een nulmeting laten doen ten aanzien van het schoonmaakniveau en de uitvoering daarvan. Het resultaat is dat de schoonmaakwerkzaamheden worden uitgevoerd door een ander schoonmaakbedrijf (Trion) en dat inmiddels ook de overgenomen medewerkers zijn vervangen.

De HV geeft aan dat het niveau van de schoonmaakwerkzaamheden duidelijk zichtbaar zijn. De heer Khan geeft aan dat de communicatie met het schoonmaakbedrijf en de medewerkers veel beter verloopt. De HV maakt van de gelegenheid gebruik toch een aantal punten te melden. Onder andere de glasbewassing werd nog even onder de aandacht gebracht.

70% regeling

De heer Stofbergen geeft aan dat de 70% regeling ten aanzien van de voorstellen met betrekking tot de veranderingen in de servicecomponenten is gehaald. Het was wel een zeer moeizaam traject om alle reacties van de bewoners te verzamelen. De veranderingen heeft Vestia Noord Nederland nog niet doorgevoerd, maar dat zal binnenkort wel gaan gebeuren.

De heer Stofbergen geeft aan dat Vestia Noord Nederland door de gemeente was aangesproken over de “dump plek” bij de afvalcontainers en had verzocht daar iets aan te doen. Vestia Noord Nederland wilde dat voor de bewoners, die in principe meebetaalde aan het verwijderen van grofvuil welke door derden werden gestort, ook een verandering zou komen in deze onwenselijke situatie.

Het behouden van containers in een andere dan de huidige vorm is de afgelopen maanden uitvoerig onderzocht en besproken met de gemeente. De gemeente heeft haar toestemming gegeven en na een proefperiode van een half jaar zullen de resultaten worden geevalueerd. Vanaf 15 januari zal de nieuwe situatie worden ingevoerd. De complexbeheerder zal de sleutel beheerder zijn van de afgesloten containers. Gebruikers dienen zich bij hem te melden. De bewoners zullen hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld.

3. Camerabewaking

Om de leefbaarheid in en rondom het complex beter te kunnen managen zullen er in en om het complex diverse camera’s worden opgehangen. Een uitvoerig onderzoek voor de haalbaarheid is in volle gang. Bij invoering zullen de bewoners hierover schriftelijk worden ingelicht.

4. Hennep

Het afgelopen jaar zijn een aantal hennepplantages ontmanteld in samenwerking met de diverse instanties. Vestia heeft een duidelijk beleid hierin en overtreders worden juridisch aangepakt.

5. Parkeersituatie

De HV geeft aan dat er mondjesmaat gebruik gemaakt wordt van de parkeergelegenheid op het parkeerdek. Aangezien dat er veel parkeeroverlast is aan de straatkant is het verzoek van de HV of de slagboom kan worden verwijderd.

Mevrouw Scheper geeft aan dat er veertig parkeerplekken zijn verhuurd. In het huidige parkeerbeleid zal voorlopig geen veranderingen worden doorgevoerd. De heer Stofbergen licht het gekoppeld verhuren van een woning en een parkeerplek toe. Op termijn zullen daar ook de positieve resultaten in de buurt waarneembaar moeten worden.

De heer Stofbergen geeft aan dat er voor de parkeerplekken tot op heden nog geen servicekosten werden opgevoerd. Dat zal in de toekomst wel gaan gebeuren. Er zullen tussenmeters worden geplaatst. De aanlegkosten hiervan zullen voor rekening van Vestia komen.

6. Brandalarminstallatie

De HV vraagt of er nog een toelichting zou kunnen komen over de werking en de procedure van het brandalarm installatiesysteem. Dit is bij de bewoners niet duidelijk. Vestia zal hier aandacht aan schenken richting de bewoners.

7. Webpagina Torenflat

De heer De Lange vraagt of het mogelijk is om allerlei informatie via de webpagina van de Torenflat uit te kunnen wisselen. De heer Baan zal de afdeling communicatie in contact brengen met de heer De Lange om de diverse mogelijkheden te bekijken.

8. Gas verbruik

De heer Stofbergen geeft dat er bij een aantal bewoners een behoorlijk afwijkend verbruik van gas is waargenomen. Deze bewoners zullen door Vestia worden benaderd om te kijken hoe dit hoge verbruik te verklaren is.

9. Gevelramen

De HV geeft aan dat de gevelramen in de kiepstand bij wind dichtklappen. De heer Stofbergen geeft aan dat binnen Vestia over de gevel is gesproken. Er wordt onder andere gekeken op welke onderdelen nog garantie zit en tevens wordt er nagedacht om een onderhoudscontract te gaan afsluiten. In een dergelijk onderhoudscontract kunnen dit soort zaken ook worden meegenomen.

10. Huisnummeraanduiding

De HV geeft aan dat er nog steeds heel veel bezoekers van het complex niet precies weten waar ze moeten zijn. De heer Baan geeft aan dat dit wellicht met een stukje gewenning te maken heeft. De hoofdentree is namelijk duidelijk zichtbaar en zou niet over het hoofd gezien hoeven te worden. Vestia zal intern nadenken op welke manier het beste de huisnummeraanduiding aan de buitenkant van het complex zichtbaar kan worden gemaakt.

11. Complexinformatie

De heer Khan geeft aan dat in het begin van volgend jaar gebruik gemaakt zal worden om de bewoners te informeren via het projecteren van gegevens op de blinde muur bij het kantoor van de complexbeheerder. De HV zou de complexbeheerder kunnen benaderen om eventueel essentiële informatie van de kant van de HV hierop aan te laten sluiten.

12. Participatiestructuur

De heer Stofbergen blikt vooruit op de wijze van participatie tussen de HV en Vestia. Het meegeven van informatie betreffende de HV zodat de keus bij een nieuwe huurder blijft om eventueel contact op te nemen of zich aan te sluiten bij de HV is een mogelijkheid. De HV gaat nadenken over welke informatie zij daarvoor in de huurdermap zouden willen laten opnemen.

De heer Stofbergen vraagt aan de HV of zij, nu de renovatie achter de rug is, een actieve rol zouden kunnen gaan spelen in het opstarten van de participatie onder alle bewoners van de Torenflat. Onafhankelijk of ze nu wel of geen lid zijn. De heer Stofbergen is benieuwd hoe de HV daarover denkt en vraagt de HV met een voorstel daar omtrent te komen richting Vestia.

13. Herhuisvesting

De heer Sto0fbergen geeft aan op welke manier er op dit moment woningen worden toegewezen binnen de Torenflat met in achting neming van de wettelijke bepalingen dan wel niet opgelegd vanuit Brussel.

Op dit moment is de herhuisvesting van bewoners vanuit woongebouwen van de Seysterveste alsnog niet aan de orde aangezien het renovatiewerkzaamheden betreffen in bestaande bewoning.

14. Diverse vragen bewoners

1. Communicatie bij vragen en klachten

De heer Stofbergen licht toe hoe de werking van het 0900 nummer is en op welke manier vragen kunnen worden gesteld en klachten kunnen worden gemeld.

Voorbepaalde technische reparatieverzoeken (bijvoorbeeld glasbreuk of rioolontstopping) kunnen bewoners zelf rechtstreeks contact opnemen met de daarvoor bekende telefoonnummers.

Er kunnen 24 uur per dag 7 dagen in de week technische klachten worden gemeld. Buiten kantoortijden worden klachten aangenomen via de servicetelefooncentrale. Spoedeisende zaken worden direct opgepakt. Zaken die kunnen wachten tot de eerst volgende werkdag worden doorgegeven.

Bij een reparatieverzoek wordt binnen 2 werkdagen een afspraak gemaakt om op die manier binnen vijf werkdagen de klacht te hebben verholpen.

Ten aanzien van de wisselwerking tussen medewerkers van Vestia Noord Nederland en de verantwoordelijke aannemer voor het complex heeft een evaluatie plaatsgevonden om de zaken voorspoediger te kunnen laten verlopen.

Mochten er huurders zijn die nog geen terugkoppeling hebben ontvangen ten aanzien van hun technische melding kunnen dit melden bij de complexbeheerder.

2. Ongedierte

De heer Stofbergen legt uit waar de verantwoordelijkheid van Vestia of de bewoners zelf ligt ten aanzien van ongedierte bestrijding.

Vestia zal in samenwerking met de HV de noodzakelijke informatie op dit gebied communiceren richting de bewoners. Te denken valt hierbij aan de mogelijkheid dit te doen via de website van de HV.

Ten aanzien van de overlast die bewoners ondervinden heeft Vestia een onderzoek uitgevoerd. In een bepaal;de periode van het jaar komen de eitjes van de deze vlieg uit en een wolk van deze zwerm wordt tegen de gevel van de Torenflat aangeblazen. Indien er ramen openstaan is de kans dat deze vliegen in het appartement zich gaan ophouden aanwezig. Deze leggen weer eitjes die bij het uitkomen in de woningen voor overlast zorgen. De complexbeheerder zal bij de ingebruikname van de beamer dit onderwerp bij de bewoners onder de aandacht brengen en op welke wijze de bewoners zelf hier iets aan kunnen doen.

3. Overlast

De HV vraagt zich af wat de procedure is op het gebied van het melden en oppakken van klachten op het gebied van overlastklachten. De heer Stofbergen verwijst naar de overlastfolder en de huisregels die op de website van Vestia Noord Nederland staan.

4. Fietsenstalling

De heer Stofbergen geeft aan dat de fietsenrekken bij de hoofdentree er zijn, maar dat er weinig gebruik van wordt gemaakt.

5. Opknappen woningen

De heer Stofbergen geeft aan dat de woningen bij mutatie per geval worden bekeken welke noodzakelijke werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. Bij meldingen van klachten wordt per geval bekeken welke werkzaamheden er dienen te worden uitgevoerd.

6. Lege ruimte hoofdentree

Vestia in gesprek met belangstellende maar een en ander heeft nog niet tot iets definitiefs geleid. Suggesties van de kant van de HV en bewoners zijn van harte welkom.

15. Rondvraag

Geen punten.

16. Sluiting

De vergadering wordt gesloten om 12.15 uur